Landstinget i Jnkpings ln Qulturum
www.lj.se/qulturum

Verktyg Metoder för förbättringsarbete

Modellen som används vid förbättringsarbete.  

Modellen för förbättringar

Förbättringsmodellen är den grundmodell vi använder med tre viktiga frågor och testhjulet PGSA. Modellen visar vad vi måste göra: sätta upp mål, mäta och ta fram idéer och förslag till förbättringar samt testa dessa. Se PGSA längre ned, där finns även en mall för handlingsplan/förbättringsplan.

 

A3-formuläret

A3-formuläret är egentligen en A3-sida där vi samlat allt vi är överens om som gäller ett bestämt problem, hur vi har analyserat det, de viktigaste potentiella mätningarna och handlingsplanen för att lösa problemet.

Det är ett gemensamt kommunikationshjälpmedel för att formulera problemet, behovet eller gapet mellan vad vi gör och vad vi egentligen skulle kunna göra.

Läs mer/Till A3-formulär

ADE Trigger Tool

ADE (Adverse Drug Events) Trigger Tool är ett verktyg som används för att mäta avvikelser i läkemedelsanvändning. Via en retrospektiv analys av patientjournaler letar man systematiskt efter information, så kallade triggers, som kan indikera ett möjligt avsteg från det normala vårdförloppet.  ADE har utvecklats till ett mått som används på systemnivå och idag mäts regelbundet bland annat i Landstinget i Jönköpings län.

 

 

Balanserat styrkort

Balanserat styrkort är ett styrinstrument där man kopplar organisationens vision till strategiska mål, framgångsfaktorer och aktiviteter.

Mål sätts i fyra perspektiv:

  • Medborgare/kund
  • Process
  • Lärande och förnyelse
  • Ekonomi

Balanserade styrkort används i Landstinget i Jönköpings län sedan mitten av 1990-talet. Metoden är utarbetad av Robert S. Kaplan och David P. Norton

Balansräknaren

En av de grundläggande förutsättningarna för att lyckas med tillgänglighetsarbetet långsiktigt är att få balans mellan efterfrågan/ behov och kapacitet. För att få kunskap om nuläget rekommenderas en kartläggning/ baslinjemätning. Genom att ställa samman fakta som beskriver patienter, resurser och produktion det vill säga hur vårdtjänster produceras och tillhandahålls får man ett faktaunderlag som ger stöd i analysarbetet. Baserad på denna kunskap har Balansräknaren utvecklats. Den underlättar att ta ställning till vad som ska kartläggas och hur information ska struktureras och presenteras. Diskussioner kan sen föras kring balans, prioritering av olika aktiviteter och arbetsinnehåll samt dess planering.

För handledning i Balansräknaren kontakta:
Joakim Edvinsson

 

Fiskbensdiagram

Fiskbensdiagram är ett hjälpmedel för att få fram förändrings- och förbättringsidéer genom att bena upp vad ett problem beror på. 

Fiskbensdiagrammet svarar på frågor som:
Vilka är de möjliga orsakerna till att... ?
Vilka orsaker finns bakom... ?
Varför kan vi inte... ?
Varför har vi problem med... ?

Fiskbensdiagrammet kallas också orsak-verkan-diagram eller Ishikawadiagram, det senare efter den japan som på 50-talet presenterade diagrammet som verktyg att finna/strukturera orsaken till ett problem - viktigt så att vi inte reagerar på symptom.

OBS: För att skriva i arbetsbladen måste du lägga till textfält på respektive plats i bilden innan du kan skriva in texten.

Flödesdiagram

Flödesdiagram är ett hjälpmedel/arbetsverktyg för att förstå en arbetsprocess, det vill säga sambandet mellan ett antal aktiviteter. Det visar och beskriver i ordningsföljd de olika steg som ingår i ett arbetsflöde eller en process. Den visar också hur de olika stegen i processen hänger ihop med varandra.

Ett flödesschema kan göra det lättare att förstå ett arbetsflöde och skapar en gemensam bild för alla som arbetar i flödet. Det kan visa oväntade problemområden, oklarheter, dubbelarbete, kritiska situationer, flaskhalsar, väntesituationer med mera som behöver granskas närmare.  

 

Global Trigger Tool (GTT)

Global Trigger Tool är ett verktyg som används för att mäta AE (Adverse Events). 

Global Trigger Tool (GTT) är ett etablerat instrument för att identifiera patientskador. Via en retrospektiv analys av patientjournaler letar man systematiskt efter information, så kallade triggers, som kan indikera ett möjligt avsteg från det normala vårdförloppet. En lista med beprövade triggers används och antalet patientskador samt deras svårighetsgrad antecknas. För varje skada bedöms dess undvikbarhet. Undvikbara skador betecknas som vårdskador. Över tid följs antal patient- och vårdskador per 1 000 vårddagar och den procentuella andelen av inläggningar där en skada inträffat.

 

Handlingsplan

Handlingsplan för förbättringsarbete. Ett förslag till hur en sådan kan se ut, vad som bör finnas med, vilka som berörs, tid för arbetet et cetera.

 

HSMR - Hospital Mortality Rate

HSMR är en metod att mäta mortaliteten vid sjukhus för att få fram ett systemmått som kan användas för jämförelser med andra sjukhus. HSMR är ett av Landstinget i Jönköpings övergripande systemmått. Här lär vi ut vad HSMR är och hur det kan användas. Utvecklingsarbetet pågår.  

 

Händelseanalys

En händelseanalys är en systematisk utredning av negativa händelser och tillbud. Analysen omfattar rekonstruktion av händelseförlopp och orsaksanalys.

En händelseanalys utförs när en händelse inträffat som medfört att en patient kommit till skada eller kunde kommit till skada och ger svar på frågorna: Vad har hänt? Varför har det hänt? Hur förhindras en upprepning av händelsen?

LEAN

Begreppet Lean har på senare tid uppmärksammats allt mer inom hälso- och sjukvården. Med hjälp av lean ska vi komma tillrätta med hur vi arbetar på smidigaste sätt på en arbetsplats, för både de vi är till för och för medarbetarna själva.

Det handlar om arbetsflöden och ständiga förbättringar och om att komma till rätta med "slöseri", det vill säga det som inte tillför något värde för patienter och medborgare.

LEAN består av 5 principer

  1. Identifiera vad som skapar värde för kunden. Exempelvis klinisk kvalitet, tillgänglighet, säkerhet och bemötande.
  2. Hantera värdeflöden i verksamheten. Exempelvis att minska det onödiga arbete som inte skapar värde. Att arbeta bort slöseri.
  3. Skapa ett jämnt och effektiv flöde så att flaskhalsar och svårhanterad variation elimineras. Exempelvis genom att ha tvärprofessionella team som snabbt kan sättas in för att hantera en speciell patientgrupp.
  4. Använda en "drag-teknik", det vill säga att inget görs förrän det efterfrågas av kund. Detta för att skapa tjänsten tillsammans med kunden.
  5. Ständiga förbättringar. Att hela tiden vilja göra dagens arbete lite bättre i morgon. Och att gradvis standardisera så att varje kund erbjuds bästa praxis.  

 

Mikrosystem: 5 P - en arbetsmodell

  • Purpose (Poängen med; Vad är syftet med vårt arbete?)
  • Personal (vilka är våra medarbetare?)
  • Patient (vilka är våra patienter/kunder?)
  • Processer (Hur ser våra processer ut? Vilka har vi?)
  • Prestationer (Våra resultat? Hur jämn är vår process, vilka variationer har vi, mäter vi över tid?
     
  • 5P - kort beskrivning (pdf, nytt fönster)

Mål, sätta upp smarta mål

En viktig del i förbättringsarbetet är att sätta upp mål för det man ska åstadkomma. Det ska vara utmanande och smarta mål. Mer här om att sätta mål.

Mötesregler, effektiva möten

- se STAR längre ned.

Patientcentrerad Processkartläggning

Patientcentrerad processkartläggning (PCP) är som det låter, en metod för att kartlägga en vårdprocess med patienten i centrum. Kartläggningen utgör en grund för att tillsammans medvetandegöra patienters behov, skapa förutsättningar för att utveckla god vård och utifrån det designa processen.

PGSA-arbetsblad

Arbetsbladen används när vi testar förbättringsförslag: Planera, Göra (testa en förändring), Studera (analysera) och Agera (införliva/genomföra förändringen).

OBS: Fler arbetsblad och instruktioner finns här

PICK-graf (PICK-chart)

Hur man prioriterar och värderar idéer och förslag i förbättringsarbete.
Det är oftast inte idéer som är det största hindret när man arbetar med förbättringsarbete. Den stora utmaningen är att genomföra idéer på ett klokt sätt. Idéer har en tendens att bli ens egna älsklingar och det kan vara svårt att släppa taget om en idé. För att kunna prioritera och värdera idéer finns det olika metoder. Ett sådant exempel är att göra en PICK-chart. En fyrfältsverktyg där man skattar idéerna utifrån två perspektiv: Enkla – svåra att genomföra och Stor effekt – liten effekt.

 

Poster

Mall för att göra en enkel poster i Powerpoint, som sedan kan förstoras till A3-format eller större. Klicka och välj Spara. Öppna filen från din dator. Byt ut bild och texter mot dina egna.

Om du inte kan spara mallen vid första klickningen, högerklicka igen på länken, rutan Egenskaper öppnas och du kan spara mallen på din dator!

För anställda inom Landstinget i Jönköpings län finns det på intranätet framtagna postermallar med Landstingets grafiska profil. Se under rubriken "Posters för forskningsarbeten".

 

Projektbeskrivningsrapport

 

Påverkansanalys

En påverkansanalys används för att synliggöra ett mål och identifiera bakomliggande faktorer som skapar vägen för att uppnå ett gott resultat. Analysen bygger på det övergripande målet följt av primära och sekundära påverkansfaktorer. Utifrån de sekundära påverkansfaktorerna identifieras förbättringsarbeten.

Kontakt:
Mari Bergeling-Thorell, e-post:

Riskanalys

Riskanalys utförs för att identifiera risker i verksamheten. Syftet med en riskanalys är att finna orsaker till risker och att eliminera, reducera eller hålla dessa under kontroll eller om det inte är möjligt, minska konsekvenserna av en negativ händelse.

 

SBAR

Metoden S-BAR hjälper till att få en översiktsbild av situation, bakgrund, aktuell bedömning och Rekommendation. Ett kommunikationsverktyg användbart vid överrapporteringar.

Mer material om SBAR:

Kontakt: Inger Hansen,
 

Schemaläggaren

Det har blivit allt tydligare att en bra schemaläggningsprocess är en nyckel till att uppnå god tillgänglighet. För att kunna erbjuda bättre stöd för schemaläggning har vi utvecklat ett Excelbaserat verktyg som hjälper planeraren att snabbt se utfall/konsekvenser av ett lagt schema. 
 
För handledning i Schemaläggaren kontakta:
Joakim Edvinsson
 

STAR - utvärdera hur bra team fungerar

Relationsstjärnan STAR är ett hjälpmedel att skatta hur en grupp fungerar tillsammans.

 

Statistisk processtyrning (SPS)

Genom att mäta och följa prestationer över tid skapar vi oss bilden av hur vår verksamhet ser ut. Statistisk Processtyrning (SPS), på engelska Statistical Process Control (SPC), är en metod rörande förståelse för variation. SPS/SPC innehåller enkla och avancerade statistiska metoder och verktyg för uppföljning av verksamheten och förbättrings-/förändringsarbete samt säkerställande av resultat. Data åskådliggörs på ett korrekt och informativt sätt samt kan skapa en drivkraft i förbättringsarbete genom att olika kriterier används för att identifiera faktorer som påverkar resultatet. SPS/SPC är en viktig del i ett systematiskt kvalitets- och utvecklingsarbete och ger underlag för ett mer faktabaserat beslutsfattande.

 

Systembild

Mallar:

En systembild av din organisation är en kartbild över alla processer och visar hur de länkar ihop. Genom att dra linjer mellan de processer som på något sätt samverkar kan man lättare förstå att en förändring i en ruta påverkar de andra.

Här finns tre nivåer: Ledningsprocesser är alla instanser som på något sätt påverkar, styr eller influerar kärn-/huvudprocesser. Stödprocesser är de som på olika sätt stöttar processerna i kärnverksamheten. Använd textverktyget i Powerpoint för att lägga till fler rutor, texter och överskrifter eller täcka över. 

Att göra en systembild är ett annat sätt att visa en organisation än de traditionella sätten med organisationsskiss eller flödesscheman! I systembilden finns det vi gör och dem vi gör det för, patienter och kunder!

Vad är ett system?
"Ett system är ett nätverk av ömsesidigt beroende komponenter (fristående uppgifter, människor eller processer) som arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål (för att uppnå systemets mål)." Definition enligt W Edwards Deming. 

Att arbeta med systemsyn har att göra med att se allt arbete som processer, att det finns många beroenden, att det hela är en röra och att det handlar om ett kontinuerligt lärande innan vi får grepp om systemet. Eller rättare sagt systemen på olika nivåer i vår organisation: mikro, meso- och makrosystemen.

Tidsmätningsmall Din vård

Inom ramen för programmet Din Vård (nytt fönster) genomförs regelbundna tidsmätningar. Syftet är att se i vilken utsträckning vi lägger vår arbetstid på olika arbetsmoment. I nedanstående mallar registreras varje kvart pågående arbetsmoment under tio rubriker. Se mallarna för mer detaljer, men exempelvis allmän omvårdnad, specifik omvårdnad eller rond registreras. Mätningarna genomförs under två veckor på en avdelning och på varje A- respektive C-tur registrerar en sjuksköterska och en undersköterska sina arbetsmoment. I sammanställningen redovisas andel tid per arbetsmoment per avdelning för respektive profession.

 

Tredje tillgängliga tid

Arbetsgrupper som arbetar med sin tillgänglighet behöver ibland räkna ut mediantiden för till exempel väntetiden till olika yrkesgrupper. Här är en Excel-fil som kan hjälpa till att göra detta automatiskt.

Värdekompassen

Värdekompassen är ett hjälpmedel för enskilda arbetsgrupper som vill förbättra sina processer och därigenom öka värdet av vårdens insatser för patienterna. Värdekompassen hjälper till att till exempel se på vad arbetet ger en patient ur fyra perspektiv.

OBS: För att skriva i arbetsbladen måste du lägga till textfält på respektive plats i bilden innan du kan skriva in texten.

 

 

Innehåll

A3-formuläret
ADE Trigger Tool
Balanserat styrkort
Balansräknaren
Fiskbensdiagram
Flödesdiagram
Global Trigger Tool (GTT)
Handlingsplan/förbättringsplan
HSMR - Hospital Mortality Rate
Händelseanalys
LEAN
Mikrosystem: 5 P - en arbetsmodell
Mål, att sätta upp smarta mål
Mötesregler, effektiva möten
Patientcentrerad processkartläggning
PGSA-arbetsblad
Poster - konsten att göra en
PICK-graf (PICK-chart)
Projektbeskrivningsrapport
Påverkansanalys
Riskanalys
SBAR
Schemaläggaren
STAR - hur väl fungerar en grupp
Statistisk processtyrning (SPS)
Systembild
Tidsmätningsmall Din vård
Tredje tillgängliga tid
Värdekompassen

Kontakt

Rolf Bardon

En kurs i konsten att förbättra

Bild med text om kursen Förbättringsguiden.

Förbättringsguiden - en grundkurs i förbättringskunskap på internet (nytt fönster). Anmälan till Rolf Bardon:

Gör ett personligt förbättringsarbete

- en kortkurs som ger en första insikt i teori och praktik om förbättringskunskap (nytt fönster)

Att publicera artiklar

Det är viktigt att ny kunskap från förbättringsarbeten sprids vidare till andra. Ett sätt är att beskriva det man gjort i en artikel och försöka få den publicerad i en vetenskaplig tidskrift. Här finns tips hur du kan disponera din artikel (nytt fönster).

En tidning om förbättringskunskap

Första sidan i en tidning om förbättringsarbete.

"Att leda för bättring" gavs ut av dåvarande Landstings-förbundet som slutrapport efter det första så kallade Ledarnätverket 1998. Mycket av innehållet är fortfarande aktuellt.

Mer om innehåll och tidningen som pdf

Filmer och video

Institute for Healthcare Improvement har ett flertal presentationer om förbättringsarbete på video eller som ljudfil att se och lyssna på när det passar dig bäst. Mer info om IHI:s video on demand (nytt fönster). Se även Qulturums filmsida.

Använd 1177.se

1177.se (nytt fönster) är Sveriges allmänna servicetjänst för hälso- och sjukvårdsinformation på nätet. Ägare är landsting och regioner och tjänsterna drivs helt utan kommersiella intressen.

Genom att få in 1177.se i förbättringsarbetet kan den användas som en del i att stödja och effektivisera vård och omsorg. Den ger också invånarna en stark ställning och god tillgänglighet till vården.

 

 

Dela denna sida:

Facebook Epost Twitter Pusha Delicious Google Vad är det här?
Uppdaterad: 2013-03-15
Rolf Bardon, Qulturum, Landstingets kansli